Como organizar a agenda de clientes e seus horários?

Você já precisou agir rápido para contornar um erro na marcação e evitar que duas pessoas chegassem ao mesmo tempo? Quando dá certo, o alívio é imediato, mas haja coração para passar por essa situação frequentemente, concorda? A melhor solução é aprender como organizar a agenda de clientes. 

Trabalhar com a prestação de serviço exige organização, o que evita três problemas muito comuns:

• agendar duas pessoas no mesmo horário;
• ter buracos na agenda;
• oferecer poucas datas..

Uma agenda organizada ajuda a ter uma visão completa da semana e ainda facilita o envio de avisos de horários disponíveis para os clientes pelo grupo de transmissão no WhatsApp.

Precisa melhorar a estratégia de organização da sua agenda de horários? Continue a leitura do artigo e confira dicas para simplificar sua rotina de trabalho.

Como organizar uma agenda de atendimento?

A agenda de atendimento é o coração do seu trabalho. Se ela funcionar, os clientes ficam satisfeitos e valorizam o cumprimento dos horários, tanto de chegada quanto de saída. 

Confira nos tópicos seguintes como organizar uma agenda de clientes eficiente.

1. Saiba quanto tempo um atendimento demora

O tempo de atendimento é fundamental para organizar a agenda de clientes. Se você ainda não sabe o seu, faça o seguinte: chame um amigo(a) e faça um atendimento-teste, cronometrando quantos minutos gasta, por exemplo, para fazer a manicure (pé e mão), um corte de cabelo simples e outro mais elaborado, uma sessão de massagem, entre outros serviços.

Sabendo a duração de cada serviço, você não atrasa os atendimentos, otimiza a agenda e ainda dá uma previsão segura para o cliente de quanto tempo ele permanecerá no salão.

Leia também: Quer empreender? Dicas sobre como administrar um pequeno negócio.

2. Tenha uma agenda para marcação de horários

O próximo passo de como organizar a agenda de clientes é ter uma agenda para anotar os atendimentos. A boa e velha agenda de papel funciona, assim como um caderninho, organizando as folhas por data e colocando os horários nas linhas.

O objetivo é ter apenas um lugar para anotar a marcação dos clientes e tê-lo sempre à mão para conferir e mudar qualquer detalhe.

Evite contar com a memória e sempre faça as mudanças na agenda quando puder parar e realizar a alteração. 

Por exemplo: de manhã, antes de começar os atendimentos, na pausa do almoço e até entre um atendimento e outro. Não pare o serviço para responder, pois isso pode tirar o seu foco do trabalho, além de prejudicar a qualidade do atendimento.

3. Selecione um dia da semana para confirmação de agenda

Entre os tipos de cliente, existem os fixos e os esporádicos, ou seja, aqueles que vão semanalmente ao seu salão e os que vêm ocasionalmente, certo?

Para organizar a agenda de clientes, selecione um dia na semana para fazer a confirmação de horários. Por exemplo, toda segunda-feira de manhã, pegue a agenda e coloque os clientes fixos em seus horários de costume e revise os clientes esporádicos que pediram horário na semana.

Depois, envie uma mensagem para os clientes (por lista de transmissão no WhatsApp, por exemplo), pedindo a confirmação de todos que marcaram horário na semana. Veja um exemplo de mensagem: 

“Boa tarde, clientes! 

Passando para confirmar o horário da semana. Lembrando que quem é fixo não precisa, mas, qualquer coisa, me enviem uma mensagem. 

Boa semana!”.

Observação: se os clientes fixos forem fiéis e pontuais, você pode excluí-los da confirmação, mantendo apenas o envio da mensagem para lembrá-los sobre o agendamento.

4. Use o WhatsApp para confirmar e agendar clientes

O WhatsApp é um app para agendamento de clientes muito estratégico, porque facilita a comunicação.

Para organizar a agenda de clientes, você pode ter um número de contato profissional, se possível. Se o seu celular tiver entrada para dois chips, aproveite! 

Assim, você pode usar a versão do WhatsApp Business para montar sua lista de transmissão e manter os contatos com os clientes separados de conversas pessoais. 

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5. Crie regras de cancelamento de horário e espera 

Outra dica valiosa de como organizar agenda de clientes é ter regras para cancelamento de horário e tempo de espera.

O cancelamento em cima da hora cria um buraco na sua agenda e impossibilita colocar outra pessoa no lugar, concorda? Então, estabeleça uma regra e informe aos clientes, relembrando-os sempre que necessário.

A ideia é que você tenha tempo para avisar outros clientes de que surgiu uma vaga e possa preenchê-la.

Além disso, defina um tempo de tolerância para atrasos. O objetivo é não prejudicar a qualidade do atendimento e, claro, manter o bom andamento da agenda. Então, some o tempo de tolerância ao de atendimento para trabalhar com uma margem de segurança.

Veja um exemplo de mensagem para enviar aos clientes: 

“Olá, clientes!

Gostaria de repassar as seguintes orientações:

1. A tolerância de atraso é 10 minutos tanto para o cliente quanto para a/o profissional;

2. O cancelamento do procedimento deve ser feito até 24h antes da sua realização para não haver cobrança.

Agradeço a atenção e a compreensão de todos”.

6. Revise diariamente sua agenda

Para que o seu esquema de agendamento funcione, revise diariamente a agenda, checando as mensagens no celular para conferir pedidos de alteração ou cancelamento.

Assim, você mantém uma agenda não só bem organizada, mas também flexível, ficando atento às oportunidades de fazer trocas para não ter buracos e até bloquear horários quando tiver compromissos pessoais.

7. Envie mensagens de horários vagos

A última dica de como organizar agenda de clientes é enviar mensagens se surgir um horário vago. Use a lista de transmissão para comunicar rapidamente a vaga na agenda.

Seja objetivo e informe o dia e horário disponível na mensagem para que o cliente verifique rapidamente sua disponibilidade e entre em contato o mais rápido possível. Exemplo:

“Boa noite, clientes! 

Surgiram mais horários essa semana:

• amanhã (XX/XX), às 10h, para (nome do procedimento);
• quinta-feira (XX/XX), às 13h, para (nome do procedimento) e às 15h30 para (nome do procedimento).

Quem se interessar, por favor, entre em contato.

Obrigada!”

Leia mais: Saiba por que aplicativos são importantes na hora de empreender.

Melhore a organização da sua agenda de horários

Gostou das dicas de como organizar a agenda de clientes? Se você quer dar um passo a mais na organização da sua agenda de atendimentos, pode incluir o Blup na sua rotina de trabalho.

O aplicativo ajuda profissionais na organização não só da agenda de serviços, mas também no controle de vendas, estoque, recebimentos e muito mais. 

Além da ferramenta de agendamento, você pode pesquisar as marcações usando o nome do cliente, serviço ou situação, visualizar a agenda por data, fazer cancelamentos e ainda compartilhar a agenda com os clientes.

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