Controle financeiro para pequenos negócios: Por que ter?

Se você tem ou pensa em abrir um pequeno negócio, é importante saber que o controle financeiro é uma das atividades mais importantes para o sucesso de qualquer organização. Em pequenas empresas, em especial, a atividade deve estar no topo da lista das preocupações do empreendedor, já que no início a maioria dos negócios conta com recursos limitados, concorrência acirrada e instabilidade econômica.

Sabendo disso, neste artigo separamos 7 dicas de gestão financeira para pequenas empresas para você aplicar na sua rotina e ver os resultados positivos no seu caixa. As práticas abordadas a seguir vão ajudá-lo a controlar melhor o dinheiro da sua pequena loja, reduzir custos, aumentar lucros e garantir a sustentabilidade do seu negócio por muitos anos. Confira!

O que é controle financeiro?

Antes de mais nada, é importante explicar o que é controle financeiro. Muitos empreendedores iniciantes erram ao desconsiderar a sua importância e, portanto, achamos melhor começar o nosso artigo esclarecendo esse conceito.

Em princípio, controle financeiro é uma forma de organizar e planejar as suas receitas e despesas, ou seja, o quanto você ganha e o quanto você gasta. A atividade ajuda a ter uma visão clara da situação financeira atual e futura da sua pequena empresa.

Assim, você pode tomar melhores decisões sobre o seu dinheiro, evitando dívidas, desperdícios e imprevistos. Além disso, pode definir e alcançar objetivos, como comprar um carro, uma casa, viajar ou se aposentar, por exemplo. O controle financeiro envolve diversas tarefas, como:

• Registrar todas as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa (receitas e despesas);
• Controlar a movimentação diária do dinheiro na empresa (fluxo de caixa);
• Administrar o capital de giro (o dinheiro necessário para manter a empresa funcionando);
• Gerenciar as contas a pagar e receber (os compromissos financeiros com fornecedores, clientes, funcionários, impostos etc.);
• Controlar o estoque (a quantidade e o valor das matérias-primas ou dos produtos disponíveis para venda);
• Evitar a inadimplência (o não pagamento dos clientes);
• Fazer o planejamento financeiro (a projeção das receitas, despesas e investimentos futuros);
• Tomar decisões baseadas em dados e informações confiáveis, como relatórios e extratos de contas digitais.

Qual a importância de ter controle financeiro?

Se você está pensando em começar um negócio do zero ou já tem uma pequena loja, é fundamental conhecer a importância de fazer uma boa gestão financeira.

Ao controlar as finanças, você pode identificar se está gastando mais do que deveria, onde você pode economizar ou investir, e quais são as suas prioridades e objetivos financeiros.

Com isso, você pode evitar dívidas, juros, multas e ter mais tranquilidade e segurança. Ainda, pode reduzir custos; honrar os compromissos com fornecedores, clientes e impostos; e evitar a morte prematura da sua empresa.

De acordo com o Relatório Sobrevivência das Empresas, do Sebrae, mais de 20% das empresas brasileiras fecham nos primeiros cinco anos de atividade por causa da falta de dinheiro. Desse total, 7,9% dos empreendedores entrevistados afirmaram que uma gestão financeira mais eficaz poderia ter evitado o fechamento do negócio.

Quais os benefícios da gestão financeira para pequenos empreendedores?

O controle financeiro oferece diversos benefícios para empresas de todos os portes e segmentos de mercado. A gestão financeira permite ao pequeno empreendedor:

• Conhecer a situação financeira da empresa, identificando os pontos fortes e fracos, as oportunidades e as ameaças;
• Garantir a capacidade de pagamento da empresa, evitando endividamento ou falta de capital de giro;
• Reduzir custos e desperdícios, aumentando as receitas e os lucros do negócio;
• Se antecipar e solucionar problemas financeiros, evitando crises ou prejuízos;
• Aproveitar oportunidades de negócios e investimentos atrativos para ampliar ou melhorar a estrutura, os processos ou o portfólio de produtos ou serviços da empresa.
• Tomar decisões baseadas em dados confiáveis e não em achismos;
• Aumentar a satisfação e a fidelização dos clientes;
• Facilitar o acesso a crédito e financiamento;
• Acompanhar o desempenho do negócio, avaliando os resultados obtidos e comparando-os com as metas estabelecidas.

Quais elementos devem ser considerados em um bom controle financeiro?

Para fazer um bom controle financeiro, é preciso considerar alguns fatores e ferramentas essenciais, tais como:

Planejamento financeiro

O planejamento financeiro é a etapa inicial do controle financeiro. O processo consiste em definir metas financeiras, analisar a sua situação atual da empresa e traçar estratégias para alcançá-las.

Se você deseja reformar a sua pequena loja para atrair mais clientes, por exemplo, precisa planejar como vai guardar e investir o seu dinheiro para realizar esse plano. Para tal, faça um diagnóstico das suas receitas e despesas, ou seja, quanto você ganha e quanto você gasta por mês e procure reservar uma parte da sua renda para poupar e investir.

Fluxo de caixa

Outra ferramenta que não pode faltar em uma gestão financeira eficiente é o fluxo de caixa. De forma resumida, ele nada mais é do que o registro de todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa em um determinado período.

O ideal é que o fluxo de caixa seja feito diariamente para evitar surpresas desagradáveis no final do mês, já que ele permite que você saiba quanto de dinheiro tem disponível, quanto dinheiro vai entrar e quanto dinheiro vai sair. Isso ajuda a planejar seus gastos, investimentos e reservas. Também ajuda a saber se a empresa está cumprindo as metas financeiras estabelecidas ou se precisa fazer ajustes.

Capital de giro

Já o capital de giro é o dinheiro necessário para manter o seu negócio funcionando. Ele é a diferença entre o que você recebe dos seus clientes e o que você paga aos seus fornecedores, funcionários, impostos e outras despesas. Mas por que isso é importante?

Na verdade, o capital de giro é que permite que você tenha uma reserva financeira para enfrentar imprevistos, como atrasos nos pagamentos, quedas nas vendas, aumento dos custos ou oportunidades de investimento. Sem capital de giro suficiente, você pode ter dificuldades para honrar os seus compromissos e até mesmo encerrar as atividades prematuramente.

Contas a pagar e receber

As contas a pagar e receber, por suas vezes, são os compromissos financeiros da empresa com os seus fornecedores, clientes, funcionários e impostos. Elas também fazem parte de uma boa gestão financeira e devem ser registradas e controladas para evitar atrasos, multas, juros e perda de crédito.

Para controlar as contas a pagar e receber, é preciso negociar prazos e condições favoráveis com os fornecedores e clientes, emitir notas fiscais e boletos corretamente. Além disso, é importante acompanhar os vencimentos e os recebimentos e contar com um sistema de cobrança eficiente.

Controle de estoque

O controle de estoque também é um aspecto importante a ser considerado no controle financeiro, pois pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio.

Em linhas gerais, o controle de estoque é uma forma de organizar e gerenciar os produtos que você vende na sua empresa. A prática ajuda você a saber quanto você tem de cada produto, quando você precisa comprar mais, quanto você gastou e quanto você lucrou com cada item vendido.

O controle de estoque é muito importante para pequenas empresas, pois evita que você perca dinheiro com produtos vencidos, danificados ou roubados. Além disso, permite que você atenda melhor os seus clientes, pois você sabe o que tem disponível e o que precisa encomendar, evitando a falta ou o excesso de mercadorias, bem como custos desnecessários.

Controle da inadimplência

Se você faz vendas formais ou informais, já deve ter se deparado com o termo inadimplência de clientes. Mas você sabe o que isso significa na prática? É quando alguém compra algo de você e não paga na data combinada.

O problema é que isso pode trazer muitos problemas para o seu negócio, como falta de dinheiro para pagar as contas, dificuldade para comprar novos produtos ou investir em melhorias.

Mas como evitar que isso aconteça?

Você pode verificar se o cliente tem o nome limpo antes de vender a prazo, adotar uma política de cobrança clara e eficiente e, claro, fazer um controle financeiro rigoroso das contas a receber da empresa. Além disso, você também pode apostar no link de pagamento para facilitar as suas vendas e a vida do cliente na hora de pagar pelos seus produtos ou serviços. Neste artigo explicamos melhor sobre essa incrível solução.

7 dicas de gestão financeira para pequenos empreendedores

De fato, administrar um pequeno negócio não é fácil, mas com as dicas a seguir você terá um controle eficiente das finanças e certamente evitará problemas como endividamento, inadimplência e falência. Confira as nossas principais sugestões:

1. Não misture dinheiro da empresa com dinheiro pessoal

Essa é uma regra básica, mas muitas vezes ignorada pelos pequenos empreendedores. Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um erro grave que pode comprometer a saúde financeira do seu negócio e dificultar o seu controle e planejamento.

Como evitar? Uma das formas de fazer isso é ter contas bancárias diferentes para as finanças pessoais e para as finanças da empresa. Isso evita que você faça retiradas extras do caixa para pagar despesas pessoais e use o seu dinheiro pessoal para cobrir as necessidades da empresa.

2. Fique atento aos impostos

Impostos são valores que você paga ao governo para financiar serviços públicos como saúde, educação e segurança, por exemplo. No caso das empresas, eles são cobrados conforme o regime tributário e o faturamento do negócio. Mantê-los em dia, no entanto, é essencial para evitar problemas com a Receita Federal, que no Brasil, é o órgão responsável por fiscalizar e cobrar os tributos.

Se você atrasar ou deixar de pagar os impostos, você pode sofrer multas, juros e até mesmo ter o CNPJ encerrado (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). Por isso, essas obrigações devem ser acompanhadas de perto e pagas em dia.

Se você é MEI, uma excelente estratégia para não se esquecer de pagar o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) é baixar no seu celular o app de vendas Blup. Com ele, você recebe uma notificação quando o DAS fica disponível, evita esquecimentos e dores de cabeça.

3. Pegue empréstimos somente se for necessário

Os empréstimos podem ser uma ótima alternativa para resolver problemas pontuais de caixa ou para financiar projetos específicos da sua empresa. No entanto, eles devem ser usados com cautela e planejamento, pois envolvem juros e comprometem o seu orçamento.

Dessa forma, antes de pegar um empréstimo avalie se ele é realmente necessário e se você tem condições de pagá-lo. Caso a resposta seja afirmativa, pesquise as melhores opções de crédito disponíveis no mercado, levando em conta as taxas de juros, os prazos de pagamento, as garantias e as exigências de cada instituição financeira.

4. Corte os gastos desnecessários

Uma das formas de melhorar a gestão financeira da sua pequena empresa é reduzir os gastos desnecessários, ou seja, aqueles que não agregam valor ao seu produto ou serviço, ou que podem ser substituídos por alternativas mais econômicas.

Nesse sentido, você pode rever os seus contratos de aluguel, energia, internet e telefonia, otimizar o uso de recursos como água, luz e papel, entre outras medidas importantes. Ao reduzir os gastos desnecessários, você aumenta a sua margem de lucro e tem mais dinheiro disponível para investir no crescimento do seu negócio. Mas tenha em mente que as despesas eliminadas ou reduzidas não podem prejudicar a qualidade do seu trabalho.

5. Precifique produtos e serviços corretamente

A precificação dos produtos e serviços é um dos fatores que mais influenciam no sucesso das empresas, independentemente do porte ou setor de mercado. Afinal de contas, se você cobrar um preço muito alto, pode perder clientes para a concorrência. Por outro lado, se cobrar um preço muito baixo pode ter prejuízo, comprometer a qualidade do seu trabalho e perder a credibilidade perante os clientes.

Para precificar corretamente os seus produtos e serviços, você deve levar em conta os custos envolvidos na sua produção ou execução, como matéria-prima, mão de obra, impostos, transporte, entre outros. Além disso, você deve considerar a margem de lucro desejada e o valor percebido pelo cliente.

6. Tenha uma conta digital gratuita

Uma forma de facilitar a gestão financeira da sua empresa é ter uma conta digital, ou seja, uma conta bancária que funciona totalmente pela internet. Ela elimina a necessidade de ir até uma agência física e passar por toda a burocracia dos bancos tradicionais.

Algumas contas digitais são gratuitas, o que é ótimo para quem está começando um pequeno negócio. Elas não cobram tarifas de abertura ou manutenção da conta, e oferecem diversos benefícios para as pequenas empresas, como:

1. Isenção ou redução de tarifas bancárias;
2. Maior praticidade e agilidade nas transações financeiras;
3. Mais segurança e controle financeiro;
4. Integração com outros serviços financeiros digitais com pagamento de contas, PIX e link de pagamento;
5. Maior credibilidade perante os clientes e fornecedores;
6. Poder controlar as finanças da sua empresa em um único lugar, mesmo sem ter CNPJ para isso.

Existem diversas opções de contas digitais gratuitas no mercado, cada uma com suas características e diferenciais. Por isso, é importante pesquisar e comparar as opções antes de escolher a melhor para o seu negócio.

7. Conte com um app de gestão para simplificar o seu controle financeiro

Diante de tudo o que já foi citado até aqui, você provavelmente percebeu que a gestão financeira é um dos maiores desafios de pequenos empreendedores, não é mesmo? Afinal de contas, como controlar as despesas, as receitas, os impostos, os fornecedores, os clientes e vários outros aspectos sem perder tempo e dinheiro?

Uma solução prática e eficiente é usar um aplicativo de vendas e gestão para pequenos negócios como o Blup. A ferramenta facilita a rotina de autônomos e microempreendedores individuais (MEIs), na medida em que simplifica os processos, reduz os erros, aumenta a produtividade e melhora o atendimento ao cliente. Com o Blup você pode:

• Dar deus aos clientes que compram fiado: Com Blup, você automatiza a aprovação do orçamento enviado ao cliente com apenas um clique e registra os pagamentos à receber na opção Meu Caderninho dentro do aplicativo;
• Tenha uma agenda digital: Controle e receba os agendamentos dos seus serviços através da agenda digital do Blup;
• Controle de estoque: Faça o controle do seu estoque, registrando as entradas e saídas de produtos;
• Registre suas vendas: Tenha uma visão das suas vendas com apenas alguns toques utilizando a opção venda simplificada. Além disso, visualize seu saldo e extrato direto no Blup;
• Crie um catálogo virtual e compartilhe com seus clientes: Cadastre produtos de forma rápida e prática para ter sempre um catálogo de produtos atualizado e disponível;
• Nada de esquecer de nenhum cliente: Faça o cadastro dos seus clientes, mantendo um histórico de compras, vendas e contatos;
• Te lembramos de pagar o DAS: Receber um alerta sempre que o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) ficar disponível para MEIs.

Quer ter mais facilidade, agilidade e segurança na gestão financeira da sua renda extra ou pequeno negócio?

Experimente o Blup, aplicativo de gestão para pequenos negócios que vai simplificar os seus controles e alavancar o seu negócio! Disponível no Google Play e na App Store.